Qu'est-ce que l'assemblée générale constitutive d'une association ?
Si vous souhaitez constituer une association ouverte au plus grand nombre d'adhérents possible, vous pouvez rédiger un projet de statuts entre fondateurs de l'association puis convoquer en assemblée générale constitutive toutes les personnes susceptibles d'être intéressées par votre projet d'association afin d'approuver les statuts et d'adhérer à l'association.
Les statuts n'étant, par définition, pas encore adoptés, la convocation de l'assemblée générale constitutive est libre (par voie de presse, par internet, par lettre, etc.).
Assemblée Générale d'une association : quelle fréquence ?
La tenue régulière d'assemblées générales de son association n'est pas obligatoire (sauf pour certaines associations soumises à des statuts types obligatoires).
Ce sont les statuts et le règlement intérieur de l'association qui déterminent les modalités de convocation des assemblées générales et leurs pouvoirs.
La tenue d'au moins une assemblée générale par an est un minimum pour démontrer que votre association est gérée démocratiquement.
Le mot du conseiller
La tenue d'une assemblée générale de l'association est nécessaire pour demander sa reconnaissance d'utilité publique, pour approuver ses comptes annuels et pour nommer un commissaire aux comptes.
Convocation de l'assemblée générale de son association
Veillez à faire figurer les informations suivantes dans la convocation des membres de l'association à l'assemblée générale : le nom de l'association, la date de l'assemblée générale, l'horaire, le lieu et l'ordre du jour (c'est-à-dire les questions qui seront soumises au vote en séance).
Il est généralement indiqué dans les statuts de l'association :
- la personne ou l'organe habilité à convoquer l'assemblée générale (par exemple, le président ou le bureau de l'association) ;
- les membres pouvant participer à une assemblée générale en fonction, le cas échéant, de certains critères de sélection (ancienneté d'un membre dans l'association, paiement régulier de sa cotisation) ;
- le mode de convocation (oral ou écrit, par courrier postal ou électronique, par lettre recommandée) ;
- le délai de convocation, qui doit être suffisant pour laisser le temps aux destinataires de préparer la réunion (entre quinze jours et un mois).
A noter : si la procédure de convocation de l’assemblée générale prévue par les statuts n’est pas respectée, les décisions prises au cours de la séance peuvent être annulées.
Comment tenir une assemblée générale d'association ?
Les statuts (ou le règlement intérieur) de l'association précisent les conditions dans lesquelles se déroule l'assemblée générale : le quorum (c'est-à-dire le nombre minimum de membres présents ou représentés nécessaire pour que l'assemblée puisse être tenue), le mode de scrutin (la façon dont les décisions sont votées par l'assemblée) et la majorité requise (le nombre de voix nécessaire pour qu'une décision soit votée).
- Vérifiez que le quorum exigé est réuni lors de la séance. Vous pouvez établir une feuille de présence signée par chaque membre présent ou représenté par une autre personne.
- Les statuts peuvent fixer le mode de scrutin utilisé par l'assemblée (vote à main levée, à bulletin secret) ou donner cette faculté à un membre de l'association (par exemple, au président de séance). En fonction de la décision discutée par l'assemblée, le mode de scrutin peut être adapté par les statuts (par exemple, vote à bulletin secret uniquement pour l'élection des membres du bureau).
- La majorité requise pour adopter une délibération de l'assemblée est généralement fixée par les statuts. Il peut s'agir d'une majorité des voix (la moitié des voix plus une), d'une majorité qualifiée (par exemple, les 2/3 des voix) ou l'unanimité. La majorité requise peut varier selon l'importance des décisions prise par l'assemblée (par exemple, majorité des 2/3 pour modifier les statuts).
Bon à savoir : pour les membres qui ne peuvent pas être présents lors de l’assemblée générale, les statuts peuvent prévoir le droit de voter par correspondance ou par procuration.
PV d'assemblée générale d'association et registre des délibérations
Pour prouver la régularité des décisions votées en assemblée et pour pouvoir justifier du bon fonctionnement de votre association auprès de vos différents partenaires (banque, financeurs publics), il est conseillé d'établir un compte rendu d'assemblée générale de l'association et de le faire signer par les personnes désignées par les statuts de l'association (il s'agit en général du président et/ou du secrétaire de l'association).
Les procès-verbaux peuvent être consignés dans un registre des délibérations.
Le mot du conseiller
Si le quorum n'est pas atteint, les statuts peuvent prévoir la réunion d'une seconde assemblée générale sur le même ordre du jour.
Les statuts peuvent aussi accorder, en cas de partage des voix, une voix prépondérante au président de l'association ou plusieurs voix aux membres les plus actifs (par exemple, aux membres fondateurs).
Avertissement : Les informations fournies par LCL proviennent de sources dignes de foi mais ne sauraient entraîner sa responsabilité en cas d'inexactitude.
